Подробные должностные инструкции

Наша система - это единый инструмент для удобного распределения функций и формирования оргструктуры. В результате получаются, кроме прочего, должностные инструкции, подробно описывающие работу сотрудника.

Модуль "Оргструктура и функции" соединяет в себе:

1.  классическую матрицу ответственности
2. функциональную матрицу,
3. должностные инструкции,
4. экран подразделения,
5. экран должности,
6. дерево целей компании,
7. визуальное представление оргструктуры.

При этом данные одни и те же, это как бы разные "ракурсы", с которых мы на них смотрим. Т.е. данные вводятся 1 раз, а в дальнейшем при правках всё изменяется одновременно. Не нужно тратить время на переименования ипремещания в разных документах.

Выгрузить данные можно в виде должностных инструкций и в виде таблицы операций. 

При этом должностные инструкции можно мгновенно перевести в другой формат оформления. В системе представлено несколько вариантов оформления. (За дополнительную плату мы добвим ваш шаблон.)

Почему стоит научиться делать ДИ в системе

• Сэкономить время на дизайн (отступы, шрифты и т.п.): когда ДИ делается вручную, в  ней почти всегда есть такие ошибки. Вы можете сосредоточиться только на содержании, а не на оформлении.
• Исключить технические ошибки (забыл поменять название должности, падежи и т.п. - выглядит некрасиво).
• В один клик менять шаблон ДИ (сейчас 3 шаблона). 
• Управлять общими сведениями в ДИ: например, задать одинаковые блоки обязанностей, права и ответственность всем руководителям. (Допустим, пункты добавляются во время опросов, в итоге при ручном заполнении у одного 6, у другого 7, а у третьего 8 пунктов. Непорядок. В нашем случе у всех станет по 8, как только добавите в одном месте.)
• Из введённых пунктов всех ДИ по компании мгновенно собирается матрица ответственности и подобные обобщающие документы.
• Гораздо меньше тратится времени при внесении изменений (нужно изменить только в 1 месте).

1. В нашей программе используется понятие "группа обязанностей", или "функция". Это основная единица детализации, описывающая функционал должности. Она представлена в матрицах ответственности, на экране должности и т.п. 

Например Контроль качества работ, Адаптация линейного персонала.

2. Внутри группы есть сами обязанности, обычно 10-15 штук, но бывает и больше. Сами обязанности раскрывают, как именно надо выполнять функцию. В данном случае -  как проводить контроль качества работ или адаптацию линейного персонала.  (Кое-где на старых скриншотах обязанности ошибочно названы функциями, сейчас вроде бы везде переименовали. Сейчас обязанность входит в функцию, т.е. функция = группа обязанностей.)

3. И, наконец, к каждой обязанности можно прикрепить стандарт выполнения, пошаговую инструкцию, обучающий материал, в том числе с фото и видео. Или любой другой документ.  На скриншоте прикреплен договор.

Всё это имеет смысл, если обязанности в ДИ не формальные, скачанные из интернета, а описывающие реальную работу сотрудника.

Самым важным в ДИ является список обязанностей. Его можно создать такими путями:

• поручить работнику и/или его руководителю
• провести опрос работника, руководителя, смежников - и выяснить все важные детали (что нужно рассказать новичку на этой должености, что нужно /нельзя делать, чтобы не создавать проблемы в компании  и т.п.)
• если уж брать ДИ из интернета - то по каждому пункту этой ДИ выделить конкретные действия, которые сотрудник джолжен сделать для выполнения этого пункта
• посмотреть, что есть в профстандарте по должности или близких к ней
• поручить нам :) 

В пустой ДИ нет никакой информации, кроме названия должности.

Обязанности можно загрузить из документа Word, ввести вручную или передать от другого сотрудника (из Функциональной матрицы или Матрицы ответственности), а другие данные ввести в соответствующих полях.

Кроме того, если одни и те же данные нужны в инструкциях нескольких сотрудников , то время можно сэкономить, заполнив "общие пункты". Для разных групп сотрудников (например, "офисные сотрудники", "руководители") можно задавать разные общие пункты.

Загрузка обязанностей из Word

Для начала необходимо создать документ Word (обязательно в формате DOCX). В нём должны быть только обязанности и названия групп. Чтобы программа отличила, что это именно название группы, перед названием надо добавить две буквы "ГО", пробел перед ГО ставить нельзя.

Вся информация после написания ГО до следующего ГО войдет в группу.

Каждую обязанность необходимо вводить с новой строки, с большой буквы, без точки в конце (анче у вас будет по две точки в конце).

В конце файла нужно поставить ///, это на тот случай, если вы, например, копируете обязанности из черновика ДИ, где, помимо обязанностей, есть и другие данные. Всё после знака /// загружено не будет.

Можно также загрузить и комментарий. Пред ним добавьте буквы ПР. Комментарием считается то, что начинается после ПР, пробел перед ПР ставить нельзя. 

Пример текста файла:

ГО группа обязанностей 1

Обязанность 1 

Обязанность 2

ПР комментарий к обязанности 2

ГО группа обязанностей 2

Обязанность 3

Обязанность 4

///

Обязанности могут быть пронумерованы с помощью автонумератора Word, тогда цифры будут откинуты. Важно, что цифры НЕ должны быть введёнными вручную, иначе они так и останутся в названии обязанностей. 

Группы можно создавать также в самой системе в разделе "Основное", который находится на навигационной панели под названием должности. После ввода групп надо нажать на кнопку "Обновить данные" в конце таблицы или "Сохранить" в правом верхнем углу. После заполнения всех свободных полей и нажатия кнопки "Обновить данные", в таблице появятся больше полей для заполнения. 

Для изменения группы любой из обязанностей необходимо изменить группу в таблице в разделе "Обязанности" на необходимую, а также нажать кнопку "Сохранить" в правом верхнем углу.

Для загрузки на странице редактирования ДИ нужно:

• выбрать вкладку "Загрузка"
• прикрепить созданный файл Word в формате DOCX в поле "Данные для загрузки и выгрузки",
• нажать на кнопку "Обновить данные о загрузке" (файл сохранится в систему и останется там, пока вы не загрузите другой)
• нажать "Загрузить обязанности с группами" (файл будет прочитан и обработан).

В результате будут созданы группы и обязанности. Они появятся во вкладке  "Обязанности" и там можно будет их редактировать. 

Например, можно изменить порядок, переименовать, привязать документы. 

Связи подразделений и должностей

Еще есть поле "связь с", там можно указать связь с другим подразделением или с должностью (сотрудник взаимодействует с другим). Это нужно, чтобы увидеть, как строится взаимодействие сотрудников. Информация о связях выгружается в файл Excel в функциональной матрице, там можно фильтровать строки по этому полю и увидеть, какие связи между должностями есть в компании.

(Может быть, мы в  будущем сделаем и какой-то отчёт с подсчётом и анализом связей).

Другие сведения настраиваются на вкладке "Общие сведения". Там вроде бы очевидно, что к чему.

Экономим время и увеличиваем порядок

Чтобы не писать повторяющиеся вещи в разных ДИ несколько раз, нужно их вынести в общие пункты. О работе с общими пунктами см. инструкцию по общим пунктам (они создаются один раз, и потом в ДИ просто нужно вбырать группы должностей, к которым относится должность (например, "руководители", "офисные", "работают с клиентами" и т.п.)). 

Так, если в общих пунктах создать группу должностей "руководители", и ей указать в требвоания знания ТК РФ, то это не нужно будет писать в ДИ конкретного руководителя, достаточно поставить галочку, что дожность относится к группе "руководители".

Те вещи, чтовы допишете в ДИ, будут показаны дополнительно к тому, что отобразилось из общих пунктов. Например, конкретный руководитель кроме ТК РФ должен знать ещё и работу в программе AutoCad. 

Инструкция сразу же становится доступна на экране должности и попадает в список документов для ознакомления по соответствующей должности (там отслеживается, кто и когда с ней ознакомился).

На экране подразделения функции попадают в матрицу ответвенности (и в полных матрицах они тоже появляются, само собой).

Инструкцию (или функции нескольких сотрудников) можно отправить на согласование. Для этого в разделе Согласование 

И ещё её можно выгрузить в Word в разные шаблоны. Для этого на вкладке Загрузка выберите нужный шаблон, сохраните выбор, а потом нажмите Сформировать ДИ в виде файла.  Ссылка на файл появится под заголовком "Выгрузка в Word". Попроблйте выгрузить в разные шаблоны, выбирайте тот, который нравится.