Полезные статьи и примеры

Документы в системе - это то, что содержит информацию и не подходит под существующие категории  (регламент, должностная инструкция, цель, (есть ещё приказ, дорожная карта - в блоке Задачи) и т.п., список расширяется). Т.е. есть определённый список "сущностей", которые есть в системе как отдельный вид. А остальное - это документы.

Они делятся на два вида:
а) Просто документ. Это стандарт, инструкция, опрос, приветственное письмо и что угодно с текстом, картинками, видео и т.п. - который существует в единственном экземпляре (хотя может иметь версии).

б) Вид документа. Это такой документ, которых в реальной деятельности создается много: например, заявка на закупку - их пишут многие сотрудники регулярно. Для такого документа в системе хранится шаблон, образец/ пример (или ссылка на пример).

• Привязать к подразделению (=сделать обязательным для ознакомления сотрудникам подразделения)
• Привязать к должности (=сделать обязательным для ознакомления сотрудникам на этой должности)
• Прикрепить  к бизнес-процессу или должностной инструкции подробную инструкцию, как делать то или иное действие (если это делает один сотрудник, но там много пунктов): стандарт, пошаговую инструкцию, обучающее видео и т.п.
• Прикрепить к бизнес-процессу форму, шаблон, пример заполнения
• Разослать всем или некоторым сотрудникам какую-то информацию
• Провести опрос
• Проверить понимание обучающего документа, прикрепив к нему вопросы
• Разослать документ, требующий подтверждения ознакомления (сотрудник ставит "галочку")
• Отслеживать, кто ознакомился с какими документами (дата первого и последнего ознакомления, наличие "галочки") - по пользователю и по документу
• Сгруппировать документы по темам (дерево тем с вложенными подтемами) 
• Сделать документ закрытым (видимым только тем, кому надо)
• Присвоить каждому документу хозяина
• Сохранить историю версий файла, если в документе файл (последний файл виден всем, остальные - в карточке документа)
• А еще в регламенте автоматически формируется маршрут документа - когда и кем он используется.

Скоро:

• Отслеживать версии и изменения
• Оценивать, актуализирует ли хозяин документ
• Согласовывать в системе

Вы станете владельцем документа: только вы сможете его редактировать. В будущем вы сможете передать документ другому владельцу.  Ваши вышестоящие руководители имеют право забрать документ себе или отдать другому.

После создания документ автоматически откроется для редактирования.

Редактор документа позволяет:

• создавать блоки (части документа)
• перетаскивать их на новое место (выше или ниже по порядку)
• перемещать выше или ниже по порядку на 1 с помощью кнопок
• складывать или раскладывать сдержимое (для удобства редактирования больших документов)