Бесплатно
- Создать красивую оргструктуру без рисования и быстро (50 должностей за 4 минуты)
- Выгрузить оргструктуру в Excel
- Поделиться оргструктурой по ссылке (вход по ссылке без регистрации)
- Интерактивная (кликабельная) оргструктура с материалами по должностям (до 50 файлов бесплатно)
- 50 файлов (кроме видео) для загрузки материалов (другие формы материалов недоступны, хотя они есть)
За деньги от 1000 р./мес
- Удобный ввод в должность: всё, касающееся одной должности, в одном месте
- Создать подробные должностные инструкции с выгрузкой в разные шаблоны и ссылками на все связанные материалы
- Из тех же инструкций автоматически (без повторного ввода данных) формируется матрица ответственности и матрица функций — взгляд сверху на компанию, анализ функций, передача функций
- Оценить потребность в персонале и загрузку людей
- Описать бизнес-процессы в виде интерактивных регламентов (кликабельные схемы bpmn 2.0 с подробным описанием операций)
- Создать документы с картинками, видео, текстами, файлами, вопросами и пр. и привязать их к регламентам и функциям
- Согласовать инструкции, регламенты и документы в системе
- Увидеть, кто и когда ознакомился с документом и наоборот, с какими документами знакомился пользователь
- Доступ к материалам может быть ограничен в зависимости от должности (закрытые материалы видят только те, к чьей должности они относятся, плюс их руководители)
- Выявлять потребность в обновлении; контролировать, кто и как обновляет информацию
Зачем это нужно
Порядок в регламентирующих документах (описывающих, как надо работать)
Накопление опыта компании
Быстрый и контролируемый ввод в должность
Поддержание актуальности системы документов, описывающих бизнес-процессы
Удобный для читающего формат регламентов
Расчёт потребности в персонале и установление норм
Наши "фишки"
Кликабельные схемы — открывают текстовые пояснения, связанные документы и т.п.
Всё, что касается должности, уже отобрано на странице должности
Выгрузка должностной инструкции в разные шаблоны мгновенно: в таблицу, в разные форматы и т.п.
Не нужен повторный ввод данных: всё, что введено, видно сразу везде, изменяется одновременно везде, где оно есть (переименовать должность мгновенно во всех документах, передать операцию или документ другому и т.п.)
Много нюансов, основанных на опыте разработки инструкций и описания бизнес-процессов
Как это устроено
У нас данные — это не просто набор документов.
Документы, регламенты и остельное состоят из многих и разных сложно взаимосвязанных объектов: фукнций, операций процесса, событий, целей, должностей и т.п. Всего более 70 видов объектов.
В результате получается структурированная информация о компании, на которую можно смотреть под разными углами. Например, на основе функций и обязанностей сотрудников можно посчитать потребность в персонале в зависимости от разных вводных. Или увидеть их как матрицу ответственности. Или сопоставить операции регламентов с должностными инструкциями.
Слабые стороны
Временно это дизайн и разные "живости" на сайте: сортировка, подсветка, автозаполнение и т.п. Мы пока сосредоточились на функционале, а оформление подправим по ходу дела.
Некоторая сложность работы для того, кто создает документы: много настроек и функций, не всё понятно интуитивно, надо читать пояснения и смотреть помощь (наверху на каждой странице со знаком вопроса). А ещё можно у нас спросить, мы подскажем.
Нет автосхранения, надо нажимать на кнопку "сохранить" (у тех сервисов, где есть автосохранение, есть свои недостатки при неидеальной работе интернета, а сейчас много где интернет работает с проблемами).
Подробнее о функциях системы
Должностные инструкции и функции сотрудников
- Комплексно работать с функциями: увидеть функции всех/нескольких сотрудников, группировать, передавать функции, представить в виде классической матрицы ответственности или функциональной матрицы
- Загрузить обязанности и функции из документа Word
- Привязать детальные документы (уроки, стандарты, бланки и т.п.) к нужным пунктам
- Единообразно настроить "общие пункты" — те, которые есть у всех или нескольких должностей
- Согласовать должностные инструкции в системе
- Ознакомить сотрудников, в т.ч. с постановкой "галочки" сотрудником или с загрузкой скана подписанного документа
- Быстро вносить изменения. Например, при переименовании должности, передаче функций другой должности и т.п.
- Выгрузить ДИ в Word в любой шаблон (3 шаблона уже в комплекте, можно настроить другой)
- Проанализровать связи подразделений
- Привязать цели и показатели
- На основе введённых обязанностей сформировать математическую модель загрузки сотрудника (рассчитать нужное количество сотрудников в зависимоти от вводных)
Бизнес-процессы
- Создать интерактивные регламенты бизнес-процессов, т.е. не просто картинки или текст, а при клике на нужный "квадратик" открывается, например, описание операции, со ссылками здесь же на документы
- В Базе знаний регламент представлен не просто одним большим документом, а отобраны именно операции, где участвует данная должность, т.е. то, что касается данного сотрудника
- Привязать к процессу сроки
- Автоматически сформировать по этим срокам задачи по процессу (в т.ч. если там разветвления и сложная структура) и контрольную таблицу (только в корпоративной версии)
- Привязать к процессу трудоёмкость, посчитать стоимость процесса
- Привязать правила, цели, показатели
- Привязать термины, сформировать единый глоссарий
- А еще в регламенте автоматически формируется маршрут документа (когда и кем он используется)
- Согласовать регламент в системе
- Загрузить текст регламента из Excel
- Выгрузить регламент в Word (схемы пока что надо вставить руками как картинки), выгрузить схемы в drawio
- Ознакомить сотрудников, в т.ч. с постановкой "галочки" сотрудником или с загрузкой скана подписанного документа
Документы
- Прикрепить к бизнес-процессу или функции подробную инструкцию, как делать то или иное действие (если это делает один сотрудник, но там много пунктов): стандарт, пошаговую инструкцию, урок, обучающее видео и т.п.
- Привязать документ к подразделению или должности (=сделать обязательным для ознакомления сотрудникам подразделения, должности)
- Прикрепить к бизнес-процессу форму, шаблон, пример заполнения
- Разослать документ всем или некоторым сотрудникам
- Провести опрос
- Проверить понимание обучающего документа, прикрепив к нему вопросы
- Разослать документ, требующий подтверждения ознакомления (сотрудник ставит "галочку" или даже загружает скан с подписью)
- Отслеживать, кто ознакомился с какими документами (дата первого и последнего ознакомления, наличие "галочки") — по пользователю и по документу
- Группировать документы по темам (дерево тем с вложенными подтемами)
- Сделать документ закрытым (видимым только тем, кому надо)
- Присвоить каждому документу хозяина и увидеть, кто как актуализирует свои документы
- Сохранить историю версий файла, если в документе файл (последний файл виден всем, остальные — в карточке документа)
- огласовывать в системе